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Adressen verwalten mit Tabellen (Excel & Co.)

Guten Tag, meine gelehrigen Schüler! Ich, insanus :klugsch:, zeige euch heute, wie man recht komfortabel und vor allem einfach seine Adressen mit einer Tabelle verwalten kann. Ich selbst praktiziere das seit rund einem Jahrzehnt - und habe immer noch die Tabelle von 1999. Sie überdauerte viele Versionswechsel von Excel (aus Microsoft Office), viele Systemumstellungen (von Windows 3.1 auf 95, 98, ME, XP und letztlich Vista), und ist mittlerweile in Open Office übertragen, in dem auch dieses Tutorial spielt.


Verwendete Software: OpenOffice 3.0.1
Link: http://de.openoffice.org/
Auf der linken Seite kann man es auch kostenlos herunterladen (ein kostenpflichtiger Download ist übrigens ebenso illegal wie die Erhebung von persönlichen Daten für den Download - von der Originalseite kann man es kostenlos und ohne Dateneingabe herunterladen).

Nun geht es los (die Installation überspringe ich dabei).

Wir öffnen eine neue Tabelle, indem wir entweder direkt "OpenOffice Calc" aus dem Startmenü wählen oder in einem anderen OpenOffice-Dokument auf "Datei", "Neu", "Tabellendokument" klicken.

Nun, am Anfang also, haben wir eine Tabelle geschaffen. Und die Tabelle war wüst und leer, und es war finster auf der Tiefe; und der Geist Gottes schwebte auf dem Wasser.

Ich schweife ab...

Kleine Tabellenanatomie
Waagerecht, also horizontal, sind die Zeilen (mit Zahlen nummeriert). Senkrecht (vertikal) sind die Spalten. In Datenbanken werden die Zeilen auch "Datensätze", die Spalten "Datenfelder" genannt. :klugsch:

Nun überlegen wir uns, welche Datenfelder wir brauchen. Also welche "Kategorien". Bei Adressen hat sich folgende, nur als Anregung zu verstehende, Aufstellung bewährt:
  • Name[/*:m:8w8wvamj]
  • Vorname[/*:m:8w8wvamj]
  • Straße[/*:m:8w8wvamj]
  • Postleitzahl (aufgrund der kurzen Länge am besten mit "PLZ" abkürzen)[/*:m:8w8wvamj]
  • Ort[/*:m:8w8wvamj]
  • Festnetz[/*:m:8w8wvamj]
  • Mobil[/*:m:8w8wvamj]
  • E-Mail[/*:m:8w8wvamj]

Die Liste kann und soll natürlich nach individuellen Bedürfnissen erweitert werden.

Diese tragen wir in die erste Zeile ein, so dass später alle Nachnamen untereinander stehen, alle Vornamen untereinander und so weiter.

Nun grenzen wir diese von den anderen Feldern optisch ab. Dazu ziehen wir die Maus einmal über alle Felder, die wir nun ausgefüllt haben. Sie werden dann farbig unterlegt. Dann suchen wir uns eine dezente Farbe aus, ich habe grau mit 20% Sättigung genommen. An diese kommen wir über das Menü. "Format", "Zellen" (geht auch mit Strg+1) und im aufklappenden Fenster ganz rechts auf "Hintergrund".



:arrow:



Anschließend auf "ok" (unten). Dezent deshalb, damit die Schrift lesbar bleibt und sich nur leicht abhebt, ohne Augenkrebs zu verursachen.

Nun können wir unsere ersten Daten eintragen. Ich habe aus Datenschutzgründen fiktive Personen genommen.

Nun sind die Spalten aber für manche Eingaben zu schmal (vor allem bei Straßen), die für die Postleitzahl aber wohl zu breit. Kein Problem. Wir klicken links oben in der Ecke auf das leere Feld, damit wird die gesamte Tabelle markiert. Dann klicken wir zweimal schnell hintereinander mit links auf den schmalen Streifen zwischen zwei Spalten. Automatisch werden nun alle Spaltenbreiten angepasst.

Zu schwierig? Ich gebe zu, das ist Millimeterarbeit! Wenn es nicht klappen will klickt mit rechts auf den Namen einer Spalte (also auf A, B, C oder so, siehe Bild) und klickt dann mit links auf "optimale Spaltenbreite". Der vorgeschlagene Wert, noch 0,2 cm zusätzlich zu lassen, ist ganz ok, dann wirkt es nicht so gequetscht. Also einfach auf ok.



Als letzten Schritt sortieren wir diese wirre Ansammlung noch. Dies kann beliebig passieren, z. B. nach Ort oder Telefonnummer. Wer's braucht...

Ich bevorzuge sortiert nach Name. ;) Aber manche haben den gleichen Nachnamen, z. B. Ehepartner oder Kinder. Nun kann man sie innerhalb ihres Nachnamens zufällig sortieren lassen oder den Vornamen als zweites Kriterium hinzuziehen. Letzteres ist meine Methode der Wahl.

Aber da Computer blöd sind (ist klar, es heißt ja auch "der Computer") müssen wir ihm erstmal sagen, was wir alles sortieren wollen. Und nach welchen Kriterien. Und ob er Spalten oder Zeilen sortieren soll. Aber wenn niemand dran herumgespielt hat sortiert er automatisch Zeilen.

Also erklären wir ihm höflich :strafe: was wir von ihm wollen.

Zuerst mal markieren wir wieder die ganze Tabelle mit dem Feld oben links. Dann gehen wir auf "Daten", "Sortieren" und sehen (simsalabim):


Hm, nein, hoffentlich nicht. Eher das:



Doch halt!! Spalte A? Joar, sieht passig aus. Ist aber murks. Denn: Da Computer doof sind weiß er nicht, dass die erste Zeile die Beschriftung der Spalte ist!! Also fix oben links auf "Optionen" geklickt und "Bereich enthält Spaltenbeschriftungen". Ganz unten sollte als "Richtung" angewählt sein: "Von oben nach unten (Zeilen sortieren)" (falls nicht, bitte anklicken!!)


Mit "Bereich" ist der markierte Teil gemeint. Man könnte natürlich auch nur die Zeilen markieren, die Adressen enthalten und die oberste Zeile auslassen - aber ich habe mittlerweile 300 Adressen und da wird es dann doch lästig. Und außerdem ist das so viel schneller (die Einstellung wird gespeichert) und eleganter. :ugeek:

Nun weiß der Computer, dass ganz oben Beschriftungen sind und lässt sie bei der Sortierung aus. Wenn wir nun wieder auf "Sortierkriterien" wechseln sehen wir auch, dass sich die Auswahl von "Spalte A", "Spalte B" etc. auf die Namen unserer Spalten geändert hat. Nämlich auf "Name", "Vorname", "Straße" und so weiter. Nun können wir uns aussuchen, nach welchen Kriterien sortiert werden soll (und ich bin sicher, ihr schafft da ganz allein eine sinnvolle Auswahl ;)).


Wenn ihr mit einem Bild weiter oben (das dritte von oben) vergleicht werdet ihr sehen, dass "Susanne Mustermann" vor "Max Mustermann" kam und die Orte zu den Nachnamen passen. Nun ist Susanne unter Max und auch sonst sind sie alle nach ihren Namen sortiert - aber die Orte und Straßen stehen noch bei den Personen, wo sie hingehören. Der Computer hat also alles richtig gemacht.

Falls ihr später mal eine Adresse hinzufügen wollte könnt ihr sie einfach unter die anderen schreiben und anschließend wie beschrieben sortieren. Sie kommt dann automatisch an die richtige Stelle.



O Schreck, o Graus, ich hab was vergessen!!
Ihr habt ein Datenfeld, also eine Kategorie, vergessen? Z. B. den Namen der Firma, in dem die Person arbeitet? Diese soll aber nicht hinten dran sondern z. B. hinter den Ort? Kein Problem. Klickt mir rechts auf den Spaltennamen (A, B, C...) der Spalte, die nach rechts verschoben werden soll um Platz zu machen und wählt "Spalten einfügen". Die Spalte rückt dann nach rechts und es wird eine leere eingefügt. Und da OpenOffice (nicht der Computer) schlau ist wird die Formatierung übernommen, die neue Spalte hat also oben gleich auch ein graues Feld. Wenn ihr mal eine Kategorie als überflüssig empfindet könnt ihr sie ebenso auch löschen. Klick auf den Spaltennamen und dann auf "Spalte löschen". Weg ist sie. Genauso kann man übrigens auch Zeilen löschen, wenn man Adressen wieder löschen möchte.



Ich hoffe, ich habe keine Fragen offen gelassen :?:

Übrigens ist das nur für simple Verwaltungen geeignet. Schon bei mehreren Telefonnummern oder Wohnsitzen bei einer Person stößt die Tabelle an ihre Grenzen. Dann sind Datenbanken gefragt. Ich quäle mich gerade selbst damit und komme nicht ganz klar. Falls mir jemand da mal helfen mag... :heilig:




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insanus